A breve il processo telematico entrerà a pieno regime.
Dal 30 giugno 2014 si potrà procedere all'iscrizione a ruolo di una causa e al deposito degli atti giudiziari esclusivamente in via telematica.
A prima vista, potrebbe sembrare un'altra delle negative novità che stanno investendo l'avvocatura.
In realtà, processo telematico a pieno regime vorrà dire, ad esempio:
a) non dover recarsi più nelle cancellerie dei tribunali per il deposito degli atti, con annesse file o problemi di parcheggio, potendo depositare direttamente dalla scrivania del proprio studio;
b) non doversi avventurare nei meandri delle stesse, alla ricerca di fascicoli d'ufficio tenuti assieme in maniera precaria, al fine di visionare gli atti depositati da controparte, e poi cercare di estrarre copia degli allegati; il fascicolo d'ufficio sarà infatti accessibile dal proprio computer con la possibilità di scaricare l'atto di controparte, con tutti i suoi allegati, con un semplice clic;
c) non rischiare più episodi di "smarrimento" di atti o di fascicoli o di allegati, con la scomparsa del cartaceo.
Ma vediamo cosa occorre, nella pratica, per depositare un atto in via telematica, ad esempio un ricorso per decreto ingiuntivo.
Strumenti:
1) Casella di Posta Elettronica Certificata
Tutti i depositi devono essere effettuati attraverso la PEC, già in possesso, per obbligo (ma da non sottovalutarne la comodità), da tutti gli avvocati.
É importante verificare che il proprio indirizzo Pec sia inserito nel RegIndE (Registro Generale degli Indirizzi Elettronici).
Di norma, sono gli stessi Ordini a comunicare al RegIndE la casella PEC dei propri iscritti; conviene, comunque, controllare e, se il proprio indirizzo non dovesse risultare censito nel registro, provvedere all'inserimento
2) Kit per la firma digitale.
La firma digitale è quella che ci consentirà di firmare telematicamente gli atti da depositare. Il kit dovrebbe essere già in possesso di tutti gli avvocati; esso è contenuto nella smart card o nella chiavetta che si usa per l'accesso al PolisWeb.
E' importante controllare la scadenza del certificato della firma digitale, difatti la firma non ha valore legale se il certificato è scaduto.
Non solo. la scadenza del certificato constringe ad "acquistare" una nuova firma digitale con un costo più elevato rispetto al semplice rinnovo.
Per visualizzare la scadenza del certificato, con internet Explorer, basta andare su strumenti--->opzioni internet -----> contenuto ------> certificati, selezionare il certificato e vedere tutte le caratteristiche compresa la data di scadenza.
Per utilizzare la firma digitale è necessario avere un software che materialmente consentirà di firmare il documento. Personalmente, consiglio il software Dike, intuitivo e semplice da usare.
E' possibile scaricarlo grauitamente dal link: Dike
Consiglio di scaricare anche DikeUtil, che consente di controllare la firma, modificare, bloccare o sbloccare il pin, rinnovare il certificato. Anche questo è scaricabile gratuitamente dal link sopra indicato.
Aprendo il Dike, basterà poi selezionare il file che si vuole firmare, o trascinarlo nel programma, e cliccare su "firma". Il file si può anche controfirmare, il che vuol dire che un cliente in possesso di firma digitale può firmarci la procura da casa, inviarcela a mezzo mail, e noi potremmo controfirmarla. Il file si può anche verificare cliccando su "verifica"per visualizzare una serie di informazioni quali gli estremi dei firmatari, gli estremi degli enti certificatori, il contenuto è la validità dei certificati utilizzati e l'esistenza di controfirme.
Sempre con Dike, è possibile visualizzare un documento firmato digitalmente ed estrane una copia da salvare sul pc.
L'estensione del file di un documento firmato è .p7m.
3) Software per la creazione della busta telematica.
Alla fine di tutto il procedimento, invieremo in cancelleria la c.d. busta telematica che, in pratica, sostituisce il nostro fascicolo di parte. Per creare la busta, è necessario avere un software adatto. Io utilizzo quello integrato nel Suite Avvocato Elite. Per lo più sono a pagamento, oppure c'è il SL-PCT gratuito e scaricabile da http://www.evoluzionisoftware.it/software/SLpct/Area_Download/SetupSLpct108.exe.
Il file della busta avrà formato .enc.
4) Collegamento a internet e software di videoscrittura.
E' naturalmente necessario avere un collegamento ad internet.
Quando il deposito telematico sarà l'unica via per depositare gli atti, converrà dotarsi, oltre al proprio collegamento, di una chiavetta per un ulteriore collegamento on-line in modo che, nel caso in cui non dovesse funzionare uno dei collegamenti, si può sempre usare l'altro.
Necessario anche un programma di videoscrittura, come Office (a pagamento) o OpenOffice (gratuito).
5) Scanner.
Sarà necessario anche l'utilizzo di uno scanner per trasformare i documenti cartacei (allegati ad esempio) in file pdf. Conviene dotarsi di scanner verticale che consente di scasire documenti anche di notevoli dimensione in breve tempo.
Il contenuto della busta
a) La procura.
Visto che il documento da depositare sarà in pdf nativo, non sarà più possibile inserire la procura a margine dell'atto. Essa andrà pertanto in foglio separato.
Inoltre, dato che non potrà essere unita all'atto, dovrà essere rilasciata specificamente, ovvero dovrà essere indicato il procedimento per cui viene rilasciata. Dunque, nel caso di ricorso per decreto ingiuntivo, dovrà avere, ad esempio, la dicitura "delego a rappresentarmi e difendermi (...) nel procedimento avente ad oggetto ricorso per decreto ingiuntivo contro il sig. Caio".
La procura, firmata dal cliente e controfirmata per autentica dall'avvocato, dovrà essere firmata anche digitalmente. Il nome del file sarà, ad esempio, procuraalleliti.pdf.p7m
b) Il ricorso
Il ricorso dev'essere redatto con un programma di videoscrittura e poi trasformato in pdf (c.d. pdf nativo). Ad esempio, per chi utilizza l'open office, basterà utilizzare il tasto in alto "pdf".
Il file così formato dovrà essere firmato digitalmente. Il nome del file sarà, ad esempio, ricorsoperdi.pdf.p7m
Non si dovrà più, come accadeva per prassi consolidata, redigere anche il decreto ingiuntivo lasciando vuoti gli spazi che avrebbe riempito il giudice designato.
Il decreto sarà infatti emesso dal Giudice secondo il proprio schema e in formato telematico.
c) Gli allegati
Gli allegati dovranno essere scansiti in formato pdf.
Il nome del file dovrà indicare in maniera chiara il contenuto. Quindi, non metteremo come denominazione "allegato1", bensì, ad esempio, "fattura.n.2" "fattura.n.3" "raccomandatadel29.12.12" "notaspese".
d) Il contributo unificato
Il contributo unificato potrà essere pagato o in via telematica (in questo caso si dovrà allegare al deposito la Ricevuta Telematica o RT, ovvero il file di dati firmato digitalmente dal soggetto prestatore del servizio di pagamento) o in maniera tradizionale (in questo caso si dovrà fare una scansione del contributo unificato e della marca da bollo da inserire nella busta telematica per poi presentare successivamente il c.u. in cancelleria.)
Una volta preparato tutto il materiale, si deve creare la busta informatica, che va a sostituire il fascicolo che prima si portava in cancelleria per l'iscrizione.
La busta deve crearsi necessariamente con un software, come ho anticipato sopra.
La creazione va in modo automatico: ad esempio, dal suite si segue una procedura guidata che consente di selezionare i documenti da inserire in busta fino alla creazione del file. E' anche possibile firmare digitalmente gli atti via via che si selezionano, se non si è precedentemente proceduto alla notifica. Lo stesso software permette di creare in automatico i files strutturati in xml in cui sono elencati gli atti e gli eventuali allegati e le informazioni fondamentali contenute nell'atto.
Nello specifico, i file che vanno in busta sono:
1) nota di iscrizione a ruolo (da firmare digitalmente)
2) ricorso introduttivo della causa (da firmare digitalmente)
3) procura alle liti (da firmare digitalmente)
4) scansione del contributo unificato e della marca da bollo
5) allegati
Il software creerà, alla fine del procedimento, la busta che avrà come nome del file, ad esempio, ricorsoperdecretoingiuntivo, e come estensione del file: .enc
L'invio della busta
Una volta creato il file .enc, si dovrà trasmettere, a mezzo pec, all'indirizzo di posta elettronica del Tribunale competente che potrete trovare sul sito http://pst.giustizia.it/PST/.
L'oggetto della Pec dovrà contenere il termine DEPOSITO. Ad esempio, DEPOSITO Ricorso per decreto ingiuntivo.
Le ricevute di avvenuta consegna
Una volta inviato il messaggio, dovremo aspettare 4 pec di ricevuta.
La prima è la normale accettazione del messaggio da parte del sistema.
La seconda è la Ricevuta di Avvenuta Consegna: la data e l'ora della ricevuta determina il momento della ricezione ai fini dei termini processuali. Nel caso in cui la RdAC sia rilasciata dopo le ore 14.00, il deposito si considera effettuato il giorno feriale immediatamente successivo.
Un terzo messaggio contiene l'Esito dei controlli automatici, in cui si riporta l'esito delle verifiche formali del messaggio e della busta telematica.
Se si supera l'esito dei controlli automatici, dovrà arrivare l'ultima pec, ovvero l'esito dell'intervento da parte della cancelleria. In pratica, il cancelliere materialmente apre la busta, verifica il contenuto e, qualora sia tutto in regola, invia l'accettazione dell'atto a mezzo pec. Quest'ultima pec conterrà anche il numero di ruolo del ricorso.
Bisogna naturalmente salvare nella pratica tutti gli allegati delle varie pec.
L'ultimo consiglio è quello di iniziare fin da subito ad effettuare il deposito telematico degli atti e non aspettare l'ultimo periodo. Infatti, è necessario prendere manualità con il sistema. Inoltre, nel caso in cui dovessero sorgere problemi, sarà più semplice contattare (o essere contattati), anche telefonicamente, la cancelleria al fine della soluzione degli stessi
